الرؤية
أن تكون شعبة الوثائق نموذجًا رائدًا في تنظيم وحفظ الوثائق والمعلومات، وتقديم خدمات أرشيفية رقمية متطورة تدعم العمل الإداري والأكاديمي.
الرسالة
تسعى شعبة الوثائق إلى حفظ الوثائق الرسمية وتنظيمها وأرشفتها وفق معايير الجودة والدقة، بما يسهم في دعم اتخاذ القرار وتسهيل الوصول إلى المعلومات لجميع الأقسام الإدارية والأكاديمية.
الأهداف
تنظيم الوثائق الرسمية وحفظها بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
تطبيق نظام أرشفة حديث يواكب التطورات التقنية.
ضمان سرية الوثائق وحمايتها من التلف أو الفقدان.
تعزيز ثقافة التوثيق والأرشفة لدى الموظفين.
تسهيل عمليات المراجعة والتدقيق من خلال حفظ الوثائق بشكل منظم.
التعاون مع الأقسام كافة لضمان تكامل الوثائق وسهولة تداولها.
مهام الشعبة
استلام وتصنيف الوثائق الرسمية الواردة والصادرة.
أرشفة الوثائق إلكترونيًا وورقيًا حسب نوعها وتاريخها.
إنشاء قاعدة بيانات متكاملة للوثائق تسهل البحث والاسترجاع.
متابعة فترات حفظ الوثائق والتصرف بالوثائق التي انتهت مدة صلاحيتها حسب التعليمات الرسمية.
تأمين الوثائق وضمان حفظها في أماكن آمنة ومناسبة.
إعداد تقارير دورية عن حالة الأرشيف واحتياجاته.
تدريب موظفي الأقسام على إجراءات التوثيق والأرشفة.
المشاركة في اللجان المختصة بحفظ الوثائق وتحديث الأنظمة المعتمدة.